Obowiązek posiadania pieczątki firmowej.

Wyrób pieczątki nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy.

W Polsce przedsiębiorca nie musi wyrabiać pieczątki firmowej. Duże firmy operujące tonami dokumentów wewnętrznych, magazynowych, spedycyjnych i.t.p, wyrabiają pieczątki jako jedno z narzędzi ułatwiających pracę. A co z średnimi, małymi i jednoosobowymi firmami? Zapewniamy że wydatek będzie w pełni uzasadniony, jednak co robić gdy pieczątki brak? Na formularzach zawierających miejsce na pieczęć firmową należy dokonać adnotację „Brak pieczęci firmowej” i złożyć parafkę. Fakturami się nie przejmujmy. Z pieczątką firmową czy bez, z podpisem lub nie, faktura jest poprawna. Kłopotliwa sytuacja może nas czekać w bankach. Regulamin większości banków wymaga złożenia wzoru pieczątki firmowej przy otwieraniu rachunku firmowego. Ma to pokrycie w praktyce. Wbrew pozorom nie tak łatwo podrobić idealnie pieczątkę, odcień tuszu i.t.d. W komendach policji zatrudnieni są ludzie specjalizujący się w analizie pieczątek. Materiały użyte w zakładzie stemplarskim, rodzaj maszyn, ich parametry, format czcionek, technologia wyrobu… To sprawia że każdy stempel jest niepowtarzalny jak linie papilarne.

Jeśli zdecydujemy się na wyrób musimy pamiętać o kilku podstawowych faktach.

Wielu przedsiębiorców nie zastanawia się nad tym, czy w Polsce pieczątki są obowiązkowe. Otwierają firmę i wyrabiają pieczątkę lub pieczątki w zależności od złożoności biznesu. Bez względu na rodzaj działalności minimalna treść pieczątki firmowej posiada podstawowe dane teleadresowe:

– nazwę firmy
– imię i nazwisko
– adres firmy
– numer NIP
– numer Regon
– numer KRS

Rzadziej na pieczątkach jest numer telefonu, adres pocztowy i strony www. Podczas wyrobu pieczątek do firmy, które uwiarygodnią wychodzące i napływające dokumenty warto zapamiętać, że powinno się wybierać kolory tuszu inne niż czerwony, gdyż ten jest zwyczajowo używany przez organy państwowe. Pieczęcie sprawdzają się podczas wystawiania dokumentów, deklaracji, podpisywaniu wniosków, deklaracji urzędowych i zawieraniu umów B2B. Prawo nie zobowiązuje przedsiębiorcy, lecz praktyczność podpowiada że posiadanie pieczątki firmowej jest wskazane. Wyrobienie i stemplowanie ułatwi niewątpliwie utrzymanie się na rynku. Właściciele firm nie posiadający pieczątek firmowych ubolewają iż nagminnie spotykają się z niezrozumieniem wśród urzędników stwarzających opór podczas obrotu dokumentami. Mają wówczas sporo wątpliwości dotyczących wiarygodności osoby obsługiwanej, petenta. Urzędy Skarbowe i banki, które stoją w przeświadczeniu, że wyrób pieczęci firmowej jest absolutnie wymagany. Pamiętajmy jednak, że organa biurokracji państwowe nie mogą nie przyjąć naszego pisma ze względu na brak pieczątek naszej firmy. Są jednak państwowe procedury i dokumentacja, wymagąjące nadania im prawomocności przez podbicie pieczątką.